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担当者行动

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【引用】立人图书馆的组织结构及内部决策、监督机制  

2011-12-23 14:31:19|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 英强按:此方案由立人副总干事柳建树起草,在2011年立人年会期间在决策团内部讨论通过,并提交到全体专职义工大会上讨论征求意见。自2011年8月28日开始执行。


一、立人的结构框架

【立人的三层结构框架】

立人的组织结构分为三层:

1. 基本决策结构:场馆与部门

2. 最终决策机构:决策团

3. 最终监督机构:理事会

【基本决策结构:场馆与部门】

立人的基本机构有两种:场馆和部门。场馆包括分馆和大区两层,是立人的基础,实施立人的绝大部分功能。北京办事处也属于场馆,是立人在北京的活动中心。部门的出现晚于场馆,是立人工作进一步分工细化的结果。有一些工作比较重要,而且由专门的部门来做会更高效,比如行政、运营、人力、传播、教育研究、财务等。立人把这类工作从场馆的工作中提炼出来,形成部门。

【三层结构之间的关系】

这三者的基本关系是,基本决策机构决定场馆和部门事务;最终决策机构决定立人整体事务和基本决策机构不能确定的事务;监督机构通过确定决策团的成员、监督财务等方式,监督立人的整体运行状况。

【三层结构的作用概述】

场馆的最主要特征是自由、灵活。

部门的最主要特征是高效、专业。

决策团的最主要特征是作出最终决定、为立人整体掌舵。

理事会的最主要特征是作出最终监督。

 

二、基本决策结构·场馆

【场馆结构框架】

分馆单独运作,数量众多。分馆之上,设立大区。分馆内部,分工协作。

为了实现有效管理,要将某个大区内的数个分馆放在一起,形成大区,设立大区馆长,全面负责大区事务。

为了每个分馆的工作能够高效进行,分馆的数名志愿者分工协作,设立分馆馆长,

全面负责分馆事务。

【分馆工作内容】

分馆的工作内容,参见分馆运营标准。

 

【分馆馆长的产生】

由所在分馆所有专职义工自行推举产生。

如由于交接等原因,某一分馆没有完成实习的正式专职义工,则由大区馆长或决策团指定一人暂时充任代理馆长。

 

【分馆的分工】

(什么样的分工)超过一人的分馆,馆长要对工作进行大体分工。对于基本工作,可以选择全部由一人负责,或主要由一人负责,也可以选择数人分担。如果选择数人分担,可以细化如何分担,也可以不细化。

(如何决策)馆长征求分馆其他工作人员意见后决定,并报大区馆长备案。

(兼任部门工作的分馆员工)分馆员工在担任部门工作时,视为部门员工,其工作分工由部门负责人决定。

 

【分馆的决策】

分馆工作内容中,馆长全权负责。

 

【对馆长的监督】

(需要监督的情况以及如何监督)在分馆非馆长人员中,如果有半数以上(不包括半数)认为馆长决策有严重失误,并且将严重影响本分馆工作或立人整体工作的,可直接上报大区馆长,申请大区馆长干涉。大区馆长的决策,参见【大区的决策】。

(登记)申请人在申请时要填写《争议事项登记表》,说明申请理由。

(保密)分馆非馆长人员在提出申请时,可以要求大区馆长为其保密。如果未要求,视为同意公开。

(分馆馆长与大区重叠的情况)分馆馆长兼任大区馆长的,该分馆馆长的决策相当于大区馆长的决策。如果需要对大区馆长进行监督,参见【大区的监督】。

 

【大区的工作内容】

(两类工作)大区的工作内容包括两部分:1. 大区的整体事项;2. 分馆有争议事项。

(大区的整体事项)大区的整体事项包括:

大区内分馆运营的情况

大区内员工工作情况

大区内立人与立人相关方的关系。

大区内其他工作

(分馆有争议事项)分馆有争议事项指由【对馆长的监督】部分引起的争议。

 

【大区馆长的产生】

大区馆长由决策团任命。可以采取内部竞聘方式,也可以采用直接委任的方式。 

 

【大区的总体决策】

(大区馆长全权负责)对于大区的工作内容,大区馆长全权负责。

(说明:仅仅是大区的工作内容大区馆长全权负责。如果涉及到其他部门和地区,则需有决策团决定。)

 

【对分馆有争议事项的决策】

(流程)对于分馆有争议事项,由大区馆长处理。大区馆长必须阅读申请人填写的《分馆争议事项登记表》。如果申请人在登记表中要求单独沟通,大区馆长必须单独沟通并在登记表中进行记录。大区馆长要作出决策并说明理由,在登记表中记录,回复给申请提出人,并作出针对馆长的相关决策。

(时间)如果大区馆长不征求决策团意见,要在一周内作出回复。如果大区馆长征求决策团的意见,需在接到申请内一周向决策团提出申请。

(如果不赞同大区的决策)如果申请人或分馆馆长不赞同对大区馆长的决策,则按照【对大区的监督】部分处理。

 

【对大区馆长的监督】

(需要监督的情况以及如何监督)在分馆馆长中,如果有半数以上(不包括半数)认为大区馆长决策有严重失误,并且将严重影响本大区的工作或立人整体工作的,可直接上报决策团,申请决策团干涉。决策团的决策,参见【决策团的决策】。

(登记)申请人在申请时要填写《争议事项登记表》,说明申请理由。

(保密)在提出申请时,申请人可以要求决策团为其保密。如果未要求,视为同意公开。

 

【地区办事处的工作内容】

待定。

【地区办事处的决策】

(办事处负责人全权负责)对于办事处的工作内容,办事处负责人全权负责。

【对地区办事处负责人的监督】

(需要监督的情况以及如何监督)在办事处非负责人人员中,如果有半数以上(不包括半数)认为办事处负责人决策有严重失误,并且将严重影响本办事处工作或立人整体工作的,可直接上报决策团,申请决策团干涉。决策团的决策,参见【决策团的决策】。

(登记)申请人在申请时要填写《争议事项登记表》,说明申请理由。

(保密)办事处非负责人员在提出申请时,可以要求决策团为其保密。如果未要求,视为同意公开。

 

 

三、基本决策机构·部门

【部门结构框架】

每个部门,设立总监,全面负责部门事务。

一个部门会从事多种工作,因此需根据工作性质,设立分工。

 

【部门的工作内容】

行政部

(运营部)

(人力资源部)

(教育研究中心

(传播部)

(财务部)

 具体工作内容此处省略。

 

【部门的决策】

(部门负责人全权负责)对于部门的工作内容,部门负责人全权负责。

 

【对部门负责人的监督】

(需要监督的情况以及如何监督)在部门非负责人人员中,如果有半数以上(不包括半数)认为部门负责人决策有严重失误,并且将严重影响本部门工作或立人整体工作的,可直接上报决策团,申请决策团干涉。决策团的决策,参见【决策团的决策】。

(登记)申请人在申请时要填写《争议事项登记表》,说明申请理由。

(保密)部门非负责人员在提出申请时,可以要求决策团为其保密。如果未要求,视为同意公开。

 

四、最终决策机构

【决策团的工作内容】

决策团负责对两类事务进行决策:

1. 立人的整体事务。

2. 大区、部门或地区办事处有争议的事务。

 

【立人的整体事务】

立人的整体事务包括:

1. 解释立人的宗旨与理念。

2. 制定立人的工作制度。

3. 直接涉及多个部门和分馆的事项。

3. 资金的募集与使用,财务的公开、预算、决算。

4. 人力的招募与解雇。

5. 决策团认为对基本决策机构或者立人整体有较大影响的其他事项。

 

【大区、地区办事处或部门有争议的事务】

这部分事务包括:

1. 由【对大区馆长的监督】部分引起的争议。

2. 由【对地区办事处负责人的监督】部分引起的争议。

3. 由【对部门负责人的监督】部分引起的争议

 

【决策团的组成】

决策团的组成包括:

1. 总干事、副总干事;

2. 所有大区馆长、地区办事处负责人和部门负责人。

3. 决策团同意加入的其他人。

 

【决策团的决策】

(总干事全权负责)决策团内部,采用一人一票、一票否决的方式进行民主协商决策;对于决策团内部意见有分歧不能达成一致的情况,总干事负责做出最终决定

 

【对大区、地区办事处或部门有争议的事务的决策】

(流程)对于上述有争议事项,由总干事处理。总干事必须阅读申请人填写的《争议事项登记表》。如果申请人在登记表中要求单独沟通,总干事必须单独沟通并在登记表中进行记录。总干事要作出决策并说明理由,在登记表中记录,回复给申请提出人,并作出针对相关机构或人的相关决策。

(如果不赞同总干事的决策)如果申请人不赞同总干事的决策,则按照【对总干事的监督】部分处理。

 

【对总干事的监督】

(需要监督的情况以及如何监督)在决策团所有成员中,如果有三分之二以上(不包括三分之)认为总干事决策有严重失误,并且将严重影响某基本决策机构或立人整体工作的,可直接上报执行理事会。由执行理事会中除总干事的人决定。当超过半数(不包括半数)反对总干事的决策时,该决策被否决,不发生效力。其余情况,总干事的决策有效。

(登记)申请人在申请时要填写《争议事项登记表》,说明申请理由。

 

五、最终监督机构

一般的情况是上级监督下级,理事会不越级监督,只作为最终监督机构。理事会可以设立委员会,审查总干事的履职情况

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